PENGELOLAAN PENGENTAHUAN
Pengelolaan Pengetahuan (dalam bahasa Inggris dikenal sebagai Knowledge Management atau KM) adalah suatu proses yang sistematis untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menyimpan, berbagi, dan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki oleh individu, tim, atau organisasi secara keseluruhan. Tujuan utama dari pengelolaan pengetahuan adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan memastikan bahwa pengetahuan yang relevan dan berharga dapat diakses dan diterapkan oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Pengelolaan Pengetahuan mencakup berbagai kegiatan yang berkaitan dengan pengetahuan eksplisit (seperti dokumen, manual, database) dan pengetahuan tacit (pengetahuan yang ada dalam pikiran individu, keterampilan, pengalaman, dan intuisi).
^Berbagi Pengetahuan
Berbagi pengetahuan adalah proses penyebaran informasi, keterampilan, pengalaman, dan wawasan antara individu atau kelompok untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan. Tujuan dari berbagi pengetahuan adalah untuk memperkuat kolaborasi, memfasilitasi pembelajaran, dan mempercepat penyelesaian masalah. Berbagi pengetahuan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti diskusi, pelatihan, mentoring, dokumentasi, atau melalui platform digital. Dalam konteks organisasi, berbagi pengetahuan sangat penting karena dapat meningkatkan kinerja tim, mendorong inovasi, dan menciptakan budaya kerja yang lebih transparan dan kolaboratif. Dengan berbagi pengetahuan, individu tidak hanya memperoleh manfaat pribadi, tetapi juga membantu memperluas kapasitas kolektif dalam mencapai tujuan bersama.
^Pengetahuan
Pengetahuan adalah kumpulan informasi, keterampilan, pengalaman, dan pemahaman yang diperoleh melalui belajar, pengalaman, atau pendidikan. Pengetahuan mencakup pemahaman tentang konsep, fakta, prinsip, serta cara-cara untuk menyelesaikan tugas atau masalah. Pengetahuan dapat bersifat eksplisit (terstruktur dan mudah dipahami, seperti yang tertulis dalam buku atau dokumen) maupun tacit (tersembunyi atau lebih bersifat intuisi dan pengalaman pribadi). Pengetahuan ini berperan penting dalam pengambilan keputusan, inovasi, dan pengembangan diri individu serta organisasi. Secara umum, pengetahuan tidak hanya berkaitan dengan informasi yang dimiliki, tetapi juga dengan kemampuan untuk menerapkannya dalam konteks yang sesuai untuk mencapai tujuan tertentu.
^Pengetahuan Tersurat
Pengetahuan tersurat (explicit knowledge) adalah jenis pengetahuan yang dapat dengan mudah dipahami, disampaikan, dan dibagikan karena ia terstruktur, terdokumentasi, dan dapat diungkapkan dalam bentuk yang jelas. Pengetahuan ini biasanya berupa informasi yang tertulis, seperti buku, artikel, manual, prosedur kerja, laporan, atau dokumen lain yang dapat diakses dan dipelajari oleh orang lain. Pengetahuan tersurat dapat dipindahkan dengan mudah melalui komunikasi formal, seperti presentasi atau pelatihan, dan dapat dengan cepat diajarkan atau dipelajari tanpa memerlukan pengalaman langsung atau pengamatan mendalam. Contoh dari pengetahuan tersurat adalah instruksi langkah demi langkah untuk merakit sebuah produk, aturan permainan, atau teori ilmiah yang tercatat dalam jurnal penelitian.
Explicit knowladge adalah pengetahuan yang telah didokumentasikan dalam bentuk yang dapat disistribusikan atau dirubah bentuk ke dalam proses atau strategi, misalnya laporan sebagai luaran sistem informasi.
^Pengetahuan Tersirat
Pengetahuan tersirat (tacit knowledge) adalah jenis pengetahuan yang bersifat pribadi, tidak terstruktur, dan sulit untuk diungkapkan atau dibagikan secara langsung. Pengetahuan ini diperoleh melalui pengalaman pribadi, intuisi, keterampilan praktis, atau pemahaman mendalam yang sulit untuk dikodifikasi dalam bentuk tulisan atau dokumentasi. Pengetahuan tersirat sering kali berkaitan dengan "apa yang kita ketahui tanpa benar-benar menyadarinya" dan mencakup hal-hal seperti cara menyelesaikan masalah kompleks, kemampuan berinteraksi sosial, atau keahlian teknis yang dikuasai seseorang melalui latihan atau pengalaman langsung.
Contoh pengetahuan tersirat termasuk kemampuan seorang ahli bedah yang mengandalkan keterampilan praktis dan pengalamannya untuk melakukan operasi, atau kemampuan seorang manajer yang dapat merasakan dinamika tim dan membuat keputusan yang tepat berdasarkan pengalaman sebelumnya, meskipun sulit untuk menjelaskan proses berpikirnya secara rinci. Pengetahuan tersirat sangat berharga karena sering kali menjadi sumber inovasi dan keunggulan kompetitif, meskipun sulit untuk disebarluaskan atau diajarkan secara formal.
Tacit knowladge adalah simpanankumulatif dari pembelajaran subjektif atau eksperimental, seperti misalnya sekumpulan keahlian.
^Manajemen Pengetahuan
Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, mengelola, menyimpan, mendistribusikan, dan memanfaatkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk meningkatkan efisiensi, inovasi, dan daya saing. Tujuan dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa informasi dan keterampilan yang dimiliki oleh individu atau kelompok dalam organisasi dapat diakses dan digunakan oleh orang yang membutuhkan, kapan pun dibutuhkan. Proses ini melibatkan pengumpulan pengetahuan tersurat (seperti dokumen dan database) serta pengetahuan tersirat (yang lebih bersifat pribadi dan berakar pada pengalaman).
Knowladge Management berkaitan dengan sekumpulan proses bisnis yang dibangun di dalam organisasi untuk membuat, menyimpan, mengirim, dan menerapkan pengetahuan
Knowladge Management meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.
^Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan
Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan merujuk pada proses siklik yang melibatkan berbagai tahap dalam pengelolaan pengetahuan di sebuah organisasi. Secara singkat, tahapan dalam daur hidup ini meliputi:
- Penciptaan Pengetahuan: Menghasilkan pengetahuan baru melalui inovasi, penelitian, pengalaman, dan interaksi sosial.
- Penyimpanan Pengetahuan: Mengorganisir dan menyimpan pengetahuan yang dihasilkan dalam format yang mudah diakses, seperti database, dokumentasi, atau sistem manajemen dokumen.
- Distribusi Pengetahuan: Menyebarkan pengetahuan ke seluruh organisasi, memastikan bahwa informasi yang relevan tersedia untuk individu yang membutuhkan, melalui pelatihan, berbagi dokumen, atau sistem kolaborasi.
- Pemanfaatan Pengetahuan: Menerapkan pengetahuan yang ada untuk meningkatkan kinerja, menyelesaikan masalah, atau mendukung inovasi dalam organisasi.
- Pemeliharaan Pengetahuan: Memperbarui dan menjaga pengetahuan tetap relevan dan berguna, serta menghapus informasi yang sudah usang atau tidak lagi diperlukan.
Daur hidup sistem manajemen pengetahuan membantu organisasi untuk mengelola aset pengetahuan mereka secara efisien, meningkatkan produktivitas, serta memperkuat daya saing dan inovasi.
1.Membuat pengetahuan: menentukan jalan baru dari melakukan sesuatu atau membangun pengetahuan tentang cara (know-how)
2. Menangkap pengetahuan: Mengidentifikasi pengetahuan baru yang bernilai yang disajikan dalam cara yang dapat dijelaskan
3. Menyaring pengetahuan: Menempatkan pengetahuan sesuai konteksnya sehingga dapat diamalkan
4. Menyimpan pengetahuan: Menyimpan pengetahuan berguna ke dalam repository yang dapat diakses
5. Mengelola pengetahuan: Meninjau relevansi dan akurasi pengetahuan secara berkala
6. Menyebarkan pengetahuan: Menyediakan pengetahuan bagi siapapun dalam organisasi, di mana saja dan kapan saja.
^Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan
Jenis-jenis Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS) secara singkat adalah:
Sistem Manajemen Dokumen: Mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen yang terdokumentasi. Contoh: SharePoint.
Sistem Manajemen Basis Pengetahuan: Menyediakan informasi yang sering dicari, seperti FAQ dan panduan. Contoh: Zendesk.
Sistem Kolaborasi: Mendukung interaksi tim dan berbagi pengetahuan tacit. Contoh: Microsoft Teams.
Sistem Ekspert: Memberikan saran atau solusi berbasis pengetahuan ahli. Contoh: MYCIN.
Sistem Pembelajaran Organisasi: Mengelola pembelajaran dan pengalaman dalam organisasi. Contoh: Khan Academy.
Sistem Pencarian Pengetahuan: Memungkinkan pencarian pengetahuan dalam database besar. Contoh: Elasticsearch.
Sistem Manajemen Proyek: Membantu pengelolaan dan kolaborasi dalam proyek. Contoh: Trello.
Setiap jenis sistem mendukung pengelolaan pengetahuan dengan fokus yang berbeda, dari penyimpanan dokumen hingga kolaborasi dan pencarian informasi.
^Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan
Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Enterprise Content Management atau ECM) adalah suatu sistem atau rangkaian alat dan teknologi yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, mengatur, dan mendistribusikan konten yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan. Konten yang dimaksud bisa berupa berbagai jenis informasi, seperti dokumen, gambar, video, email, rekaman suara, dan data lainnya yang relevan dengan operasional perusahaan.
Tujuan utama dari Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan adalah untuk memastikan bahwa konten tersebut dapat diakses dengan mudah, dikelola dengan efisien, serta dapat dipertahankan secara aman sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
* Enterprise Content Management Systems memiliki kemampuan untuk menangkap, menyimpan, mengambil, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan untuk kepentingan peningkatan proses bisnis dan keputusan perusahaan
* Digital Assets Management System membantu perusahaan mengklasifikasi, menyimpan, dan mendistribusikan objek digital
* Knowladge Network System menyediakan direktori online dari ahli perusahaan dan profilnya, dengan rincian meliputi pengalaman kerja, proyek, publikasi, dan jenjang pendidikan. Contohnya LinkedIN
* Social Bookmarking memudahkan pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan penggunanya untuk menyimpan bookmarks nya pada halaman web pada situs web dan tag bookmarks dengan kata kunci. Contohnya Twitter, Pinterest
* Learning Management System menyediakan pekakas pengelolaan, pengiriman, penelusuran, dan penilaian beragam jenis pembelajaran dan pelatihan pegawai. Contohnya Google Classroom.
KESIMPULAN
Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management atau KM) adalah pendekatan strategis yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menyimpan, berbagi, dan memanfaatkan pengetahuan yang ada dalam suatu organisasi. Proses ini mencakup pengetahuan eksplisit (yang terstruktur dan terdokumentasi) dan pengetahuan tacit (yang bersifat pribadi dan berbasis pengalaman).
Manfaat utama dari pengelolaan pengetahuan antara lain adalah:
- Meningkatkan Kinerja: Organisasi dapat memanfaatkan pengetahuan yang ada untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
- Mendorong Inovasi: Akses terhadap pengetahuan yang relevan mempercepat pengembangan ide baru dan solusi inovatif.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Keputusan yang lebih informatif dan tepat dapat diambil dengan mengandalkan pengetahuan yang terkelola dengan baik.
- Keunggulan Kompetitif: Organisasi yang efektif dalam pengelolaan pengetahuan dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan pasar dan mendapatkan keunggulan di bidangnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar